Những rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bài toán thường gặp của những nhà quản lý sự kiện.

Tổ chức một buổi sự kiện ngoài trời có rất nhiều điểm rất tốt như không gian rộng rãi, thoáng mát, thuận tiện cho việc di chuyển, thi công. Nhưng bên cạnh đó, để tổ chức một bữa tiệc ngoài trời thành công thì bạn cũng cần lưu ý những điểm để có những phương án đề phòng rủi ro:

Chọn ngày tổ chức:

Chủ động theo dõi dự báo thời tiết để có thể lường trước được tình hình khi lựa chọn ngày diễn ra chương trình sự kiện.

                                                                                                            Tổ chức sự kiện ngoài trời 

Chuẩn bị các vật dụng chống mưa bão cho trang thiết bị

Các thiết bị liên quan đến điện tử như âm thanh, ánh sáng cần được bảo quản kỹ càng, tránh nước mưa vào và kê cao so với mặt đất.Nên sử dụng loại màn hình LED dành riêng cho ngoài trời. Các tủ điện công suất lớn cũng cần che chắn để tránh mưa gây chập điện, cháy nổ.

Các vật dụng như bàn ghế, nếu có thể di chuyển được đến khu vực tránh mưa thì nên di chuyển sớm. Tất cả các vật dụng ngoài trời khác cũng phải đảm bảo đủ trọng lượng để không bị thổi bay hoặc có thể neo được cố định xuống dưới đất. Các phần trang trí cho sân khấu nên sử dụng những chất liệu chịu được điều kiện thời tiết khắc nghiệt ở ngoài trời. Khu vực Điều khiển (Control Center) nên setup sẵn nhà tránh mưa để không bị ảnh hưởng đến các thiết bị và máy móc.

- Các loại ô dù, lều bạt tránh mưa bão:
Hiện tại ở Việt Nam, trong các sự kiện ngoài trời thường hay sử dụng loại dù tròn cỡ lớn (đường kính từ 20 – 28m) khi trời mưa. Đặc điểm của loại dù này là thời gian thi công và lắp đặt nhanh chóng. Ngoài ra, chúng ta còn có thể sử dụng nhà bạt được dựng từ các khung truss. Đặc điểm của nhà bạt là chắc chắn và thẩm mỹ hơn so với dù tròn. Nếu làm trên diện tích lớn và có khách VIP thì nên sử dụng nhà bạt thay cho dù tròn, nhưng bạn phải setup từ trước do thời gian setup lâu hơn. Trong các triển lãm, hội chợ, giải đấu thể thao hoặc các show diễn ca nhạc lớn, chúng ta còn thấy sự xuất hiện của các nhà lều bơm hơi có sức chứa từ vài trăm tới vài nghìn người.

– Đối với người phụ trách về khách mời, đại biểu cấp cao hoặc nghệ sỹ trong các sự kiện ngoài trời, điều không thể thiếu đó là luôn chuẩn bị sẵn ô (dù) cầm tay trong trường hợp phát biểu, thực hiện các lễ nghi hoặc hộ tống đại biểu.

Luôn chuẩn bị sẵn phương án để có thể kịp thời di dời để tránh những trường hợp xấu xảy ra