Tổ chức sự kiện - một nghề không hề dễ

Muốn biết được lý do vì sao làm sự kiện là một nghề cân não và không hề dễ một chút nào chúng ta cần hiểu những ông bầu tổ chức sự kiện đã khó khăn như thế nào?

Quản lý sự kiện là gì?

Quản lý sự kiện thường bao gồm các bước: nghiên cứu thương hiệu, xác định đối tượng mà sự kiện hướng tới, đề ra mục tiêu của sự kiện, phát triển ý tưởng chủ đạo, lập ngân sách và kế hoạch triển khai, chuẩn bị logistic, nhân sự và các yếu tố kỹ thuật để thực hiện chương trình, tổng kết và tiến hành các hoạt động hậu kỳ khách giúp kéo dài hiệu ứng của sự kiện đó. Người quản lý cũng chính là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ công tác diễn ra sự kiện, nếu như sự kiện không thành công thì người quản lý sự kiện chính là người phải chịu trách nhiệm cho toàn bộ buổi sự kiện.

Tố chất của người làm sự kiện Event

Những tố chất cơ bản của người làm sự kiện có thể kể đến là óc tổ chức tốt, năng động, sáng tạo, kỹ năng làm việc nhóm tốt, cẩn thận đến từng chi tiết, có sức khỏe tốt và đam mê cháy bỏng với nghề. Ngoài những tố chất trên, muốn đạt được thành công, người làm sự kiện cần có óc quan sát. Mọi chi tiết trong cuộc sống dù là nhỏ nhất đều trở thành tư liệu quá cho một sự kiện trong tương lai và đôi khi lại trở thành ý tưởng then chốt để làm nên một chương trình mới lạ và độc đáo.

Tuy nhiên, để bền lâu với công việc này, người làm tổ chức sự kiện event còn phải tôi luyện cho mình tinh thần thép để giữ được bình tĩnh và sáng suốt để ứng phó với sự cố bất ngờ. Một sự kiện thành công phải là một chương trình diễn ra “ nột nà” từ đầu đến cuối mà người tham dự không thể nhận ra những rắc rối nơi hậu trường, như vũ công phải nhảy múa ra sao cho khán giản không thể thấy rằng chân cô ấy bị đau.

Tổ chức sự kiện event: Nghề cân não

Để có được một sự kiện đậm chất thì phải có một tinh thần thép, vậy tổ chức sự kiện event - nghề cân não ở đâu?

Lên ý tưởng: ý tưởng cho một chương trình không phải dễ mà có. Ngoài những phút chợt xuất thần, thì người tổ chức sự kiện phải có suy nghĩ và khái quát ý tưởng nhanh. Người làm nghê luôn phải tìm được nguồn cảm hứng trong công việc, vì những sáng kiến chỉ nảy sinh có cảm hứng. Cảm hứng cộng thêm một chút liều lĩnh sẽ là yếu tố nền tảng tạo nên ý tưởng đột phá.

Đàm phán với khách hàng và nhà cung cấp. Luôn bắt bộ não phải suy nghĩ theo hướng làm cách để quản lý được khách hàng. Rõ ràng, đối tượng khách hàng của những dự án liên quan đến tổ chức sự kiện cũng rất khác biệt. Khách hàng là người đưa ra rất nhiều phát kiến, nhiều điều trong số đó giúp ta nảy ra những ý tưởng thực hiện hiệu quả, nhưng không ít trong số đó lại khiến ta phải đau đầu giải thích về sự bất hợp lý hoặc cân nhắc để làm vừa ý khách hàng. Bạn biết rằng, ý tưởng là vô cùng trừu tượng và khó kiểm soát

Khi khắc phục một sự cố bất ngờ người làm sự kiện đã:

Các sự cố không mời mà đến trong quá trình thực hiện như những “cơn đau tim” vậy. Tổ chức sự kiện event nghĩa là có sự tham gia của nhiều người và bất kỳ sự cố nào cũng có “nguy cơ” ảnh hưởng đến nhiều người và bạn cũng hiểu hiệu ứng đám đông có sức mạnh như thế nào? Dù cả ekip đã nỗ lực hết sức cho một sự kiện nhưng vẫn không thể tránh khỏi một vài sự cố.

Tuy nhiên, mỗi công việc đều có một đặc thù riêng và nếu đã yêu nghề và quyết tâm với nghề, bạn phải luôn nỗ lực trau dồi, cập nhật bản thân. Vượt qua những áp lực này, người làm sự kiện giành được vinh quang riêng mà ít nghề nào có được, nó được ví như cảm giác chinh phục đỉnh Everest.